Préparer un atelier collaboratif

Pourquoi la préparation fait 70 à 80 % du résultat

Parce que le jour J, on ne rattrape pas une mauvaise question. Ni les mauvaises personnes dans la salle. Ni une décision que personne n’a le mandat de prendre.

Une situation type. Vingt personnes, une salle, trois heures. Au mur, une question : « Comment améliorer notre fonctionnement ? » Les post-its fleurissent. Tout le monde a des idées. À la fin, il y en a quatre-vingts sur le mur et aucune décision. Le commanditaire est déçu. Les participants aussi.

Rien n’a raté pendant l’atelier. Tout avait raté avant. La question était trop large. Personne ne savait ce qu’on attendait du groupe. Personne n’avait prévu comment trier, ni qui déciderait.

Préparer un atelier collaboratif, c’est trancher ces questions avant d’entrer dans la salle. La préparation décide de la question, des personnes présentes, du déroulé, de la règle de décision et de la suite. L’animation exécute.

L’entretien avec le commanditaire : les questions à poser

Avant de concevoir quoi que ce soit, comprenez ce que le commanditaire veut vraiment. La demande exprimée est rarement le besoin réel.

« J’ai besoin d’un atelier pour souder l’équipe » peut vouloir dire : deux managers ne se parlent plus. « On veut faire émerger des idées » peut vouloir dire : on a besoin que les équipes acceptent une décision déjà prise. L’entretien sert à remonter de l’objectif affiché à l’intention, puis à la décision attendue.

Les questions à poser :

1. Pourquoi cet atelier, et pourquoi maintenant ?
2. Qu’est-ce qui doit être différent après ? Comment le verrez-vous, concrètement ?
3. Qu’est-ce qui est déjà décidé ? Qu’est-ce qui est vraiment ouvert ?
4. Qui décide à la fin, et comment ?
5. Qui sera dans la salle ? Qui manque ? Qui ne doit surtout pas manquer ?
6. Quelles tensions, quels non-dits pèsent sur le sujet ?
7. Qu’avez-vous déjà essayé ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ?
8. Quelles contraintes : durée, lieu, budget, calendrier ?
9. Que se passe-t-il le lendemain ? Qui porte la suite ?

Objectif et livrable : ce que le groupe doit produire

Un atelier sans livrable est une conversation. Formulez avec le commanditaire ce que le groupe aura produit à la fin, en termes observables.

L’objectif dit pourquoi on se réunit. Le livrable dit ce qu’on aura sur la table en partant. Le premier est souvent flou, et c’est normal. Le second doit être précis.

Le livrable sert aussi de boussole pendant la conception. Chaque séquence doit rapprocher le groupe de ce livrable. Si une séquence n’y contribue pas, elle sort du déroulé.

L’invitation, étincelle de l’engagement

L’invitation n’est pas une formalité logistique. C’est la première intervention. Elle donne envie de venir, ou elle installe la défiance avant même le début.

Comparez deux messages. « Réunion stratégique jeudi 9 h, présence obligatoire. » Et : « Jeudi matin, nous choisirons ensemble nos trois priorités de l’an prochain. Votre regard terrain compte. La décision sera prise en séance. » Le second dit pourquoi, ce qu’on va produire, ce qu’on attend de vous, et que c’est ouvert.

Une bonne invitation répond à cinq questions :

• pourquoi on se réunit, et pourquoi maintenant ;
• ce qu’on aura produit en sortant ;
• pourquoi vous, précisément ;
• ce qui est ouvert, et ce qui ne l’est pas ;
• la logistique : date, lieu, durée, ce qu’il faut préparer.

Faites-la signer par le commanditaire, pas par le facilitateur. C’est son atelier. Le désir de venir, première condition de l’intelligence collective, commence ici.

Concevoir le déroulé : diamant et double diamant

Un bon déroulé alterne des temps pour ouvrir et des temps pour fermer. Et il ne mélange jamais les deux dans la même séquence.

Le diamant de Sam Kaner décrit le mouvement d’un groupe qui décide. D’abord diverger : on ouvre, on explore, on accueille tout. Puis la « groan zone », le passage inconfortable où les idées se frottent. Enfin converger : on trie, on choisit, on décide.

Le double diamant, popularisé par le Design Council à partir de 2004, répète ce mouvement deux fois. Une fois pour comprendre le problème. Une fois pour construire la solution.

Deux règles de conception tiennent tout le reste. Séparer l’exploration de la décision. Annoncer la règle de décision avant de commencer. Le guide faire décider un groupe détaille les options possibles.

Une méthode simple pour construire le déroulé :

1. Partir du livrable

   Écrivez ce que le groupe doit avoir produit à la fin. Concevez à rebours, de la dernière séquence vers la première.

2. Écrire la question centrale

   Une question ouverte, précise, que le groupe peut traiter dans le temps donné. Testez-la sur une ou deux personnes avant.

3. Découper en séquences

   Pour chaque séquence : ouvrir ou fermer ? Seul, en sous-groupes ou en plénière ? Avec quelle consigne exacte ?

4. Choisir un outil par séquence

   L’intention d’abord, l’outil ensuite. Un 1-2-4-tous pour faire parler tout le monde, un vote par points pour prioriser. Le sélecteur d’outils aide à choisir.

5. Prévoir la décision

   Où le groupe décide-t-il, selon quelle règle, annoncée à quel moment ? Ce temps-là ne se sacrifie jamais.

6. Prévoir la fin et la suite

   Qui fait quoi, pour quand. Les micro-actions à 48 h, 72 h et une semaine ancrent ce qui a été décidé.

Le jour J, ce déroulé s’incarne dans les 10 étapes du jour J, de « connecter » à « conclure ».

Timing : combien de temps pour chaque séquence ?

Plus que vous ne le pensez. Les consignes, les déplacements, les restitutions et les transitions mangent le temps. Inscrivez-les noir sur blanc dans le déroulé.

• La taille des sous-groupes. Sept personnes, plus ou moins deux. Au-delà, certains décrochent. En dessous, la diversité manque.
• Le nombre de facilitateurs. Un facilitateur pour environ vingt participants. Au-delà, co-facilitation ou sous-groupes autonomes.
• Les restitutions en plénière. Elles dévorent le temps et l’énergie. Limitez-les, ou remplacez-les par un affichage que chacun parcourt.
• La décision et la conclusion. Ce sont les séquences qu’on sacrifie quand on est en retard. Protégez-les. Sans elles, l’atelier n’a pas abouti.

Matériel et espace : ce qu’on oublie toujours

L’espace parle avant vous. Une salle en théâtre dit « écoutez ». Des tables en îlots disent « travaillez ». Un cercle de chaises dit « parlons ».

Vérifiez la salle avant de concevoir : des murs libres pour afficher, de la lumière naturelle, des tables mobiles, de la place pour bouger. Prévoyez le matériel : paperboards, feutres qui marchent, post-its, minuteur, supports visuels, consignes imprimées. Gardez un endroit visible pour afficher le cadre, la question centrale et le planning.

Le plan B : chaque séquence a besoin d’une sortie de secours

Un atelier ne se passe jamais exactement comme prévu. Le plan B évite d’improviser sous pression.

• Le groupe est plus petit ou plus grand que prévu. Quels sous-groupes refaire ? Quel outil remplacer ?
• Vous prenez du retard. Quelle séquence raccourcir, laquelle supprimer ? Décidez-le à l’avance. Jamais la décision, jamais la conclusion.
• Une tension éclate. Avez-vous prévu du temps pour la traiter, plutôt que de l’étouffer ?
• Le commanditaire change la commande le matin même. Qu’est-ce qui reste possible dans le temps donné ? Que lui dire ?

Écrivez ces options dans la marge de votre déroulé. Le jour J, vous ne cherchez pas. Vous choisissez.

La checklist finale avant le jour J

Une checklist simple, à reprendre pour chaque atelier.

La préparation et la conception occupent tout le jour 2 de la formation facilitation. Chaque participant y conçoit un atelier complet sur son propre cas, fiches et déroulé compris.

Le jour J, vous n’improvisez pas. Vous adaptez. Ce n’est possible que si tout le reste a été pensé avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier collaboratif ?

Il n’existe pas de ratio universel. Repère : 70 à 80 % du résultat d’une facilitation se joue avant le jour J. Chez Insuffle Académie, chaque jour de formation demande trois jours de préparation au formateur. Un atelier à fort enjeu mérite la même exigence.

Quelles questions poser au commanditaire avant un atelier ?

Pourquoi cet atelier maintenant, ce qui doit être différent après, ce qui est déjà décidé et ce qui est vraiment ouvert. Puis qui décide et comment, qui sera dans la salle, quelles tensions pèsent sur le sujet, et qui porte la suite.

Comment rédiger l’invitation à un atelier collaboratif ?

Dites pourquoi on se réunit et ce qu’on aura produit en sortant. Dites pourquoi chaque personne est invitée, ce qui est ouvert et ce qui ne l’est pas. Faites-la signer par le commanditaire. Une invitation réussie donne envie de venir.

Comment structurer le déroulé d’un atelier ?

Partez du livrable et concevez à rebours. Alternez des séquences pour ouvrir et des séquences pour fermer, sans les mélanger, sur le modèle du diamant ou du double diamant. Annoncez la règle de décision avant, et protégez le temps de décision et de conclusion.

Combien de participants pour un atelier collaboratif ?

Un facilitateur peut tenir environ vingt participants. Au-delà, prévoyez une co-facilitation ou des sous-groupes autonomes. Pour les sous-groupes, visez sept personnes, plus ou moins deux.

Que faire si l’atelier prend du retard ?

Appliquez le plan B prévu à l’avance : raccourcir ou supprimer une séquence d’exploration. Ne sacrifiez jamais la décision ni la conclusion. Un atelier qui déborde sans décider n’a pas abouti.

Sources et références

1. Sam Kaner et al., Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making. Le diamant de la décision participative : divergence, « groan zone », convergence.
2. Design Council, « The Double Diamond ». Le double diamant : découvrir, définir, développer, livrer.
3. Liberating Structures, Henri Lipmanowicz et Keith McCandless. Origine du 1-2-4-tous (1-2-4-All).