Facilitateur interne : faciliter là où l’on travaille

Le DRH vous a repéré. « Tu sais animer, toi. Tu pourrais nous faire l’atelier de jeudi ? » Vous dites oui.

Puis vous regardez la liste des participants. Votre N+2. Deux collègues avec qui le dernier projet s’est mal terminé. Et un sujet qui touche directement votre service.

Bienvenue dans la situation la plus fréquente de la facilitation : faciliter chez soi.

Qu’est-ce qu’un facilitateur interne ?

Un facilitateur interne est un salarié qui conçoit et anime des temps collectifs dans sa propre organisation. Il le fait en plus de son poste, ou à sa place. Il n’est pas un prestataire. Il fait partie du système qu’il facilite.

Les profils sont variés : RH, chef de projet, responsable transformation, coach interne, manager transverse, formateur. Certains ont un poste dédié. La plupart facilitent en plus de leur métier. Le programme de la formation distingue d’ailleurs trois formes de facilitation : interne, externe, organisationnelle.

C’est le cas le plus fréquent dans les boîtes. Et le moins préparé : on confie l’atelier à « celui qui anime bien », sans lui donner le cadre pour le faire.

Pourquoi la difficulté du facilitateur interne n’est pas technique

La difficulté du facilitateur interne n’est pas technique : les outils s’apprennent vite, la légitimité se construit lentement, dans un système dont on fait partie.

Un World Café, un vote par points, un tour de parole : ça s’apprend en quelques heures. Ce qui est dur, c’est d’être pris au sérieux dans un rôle nouveau par des gens qui vous connaissent dans un autre. Hier, vous étiez le collègue du troisième étage. Aujourd’hui, vous demandez au directeur de parler en dernier.

Il y a aussi l’histoire. Les vieux désaccords, les alliances, les sujets qui fâchent. Vous les connaissez. Eux savent que vous les connaissez.

L’interne a pourtant de vrais atouts. Le tableau les met en regard.

Comment cadrer avec le commanditaire en amont ?

On cadre en rencontrant le commanditaire avant toute conception, et en obtenant des réponses claires à six questions simples. C’est la meilleure protection du facilitateur interne.

Le commanditaire, c’est la personne qui demande l’atelier. Souvent un supérieur. C’est précisément pour ça que le cadrage est délicat : on n’ose pas lui poser les questions qui fâchent. Il faut les poser quand même.

1. Quel est l’objectif ?

   Ce que le groupe aura produit à la fin, en une phrase. Une décision, un diagnostic, un plan d’action.

2. Qu’est-ce qui est vraiment ouvert ?

   Ce que le groupe peut décider ou influencer, et ce qui est déjà tranché. Si tout est tranché, ce n’est pas un atelier. C’est une annonce.

3. Qui décide, et comment ?

   La règle de décision, annoncée au groupe avant la discussion.

4. Quel est votre rôle pendant la session ?

   Participant, décideur final, observateur, absent sur certaines séquences. À clarifier avec lui avant, pas pendant l’atelier.

5. Que deviendront les résultats ?

   Qui les reçoit, qui y répond, dans quel délai. Sans réponse claire, préparez-vous au cynisme.

6. Quel est mon rôle, et ce que je ne ferai pas ?

   Garant du processus. Pas porte-parole de la direction. Pas expert du sujet pendant la session.

70 à 80 % du résultat d’une facilitation se joue avant le jour J. Pour un interne, c’est encore plus vrai. Tout le détail est dans le guide pour préparer un atelier.

Comment gérer la double casquette ?

On gère la double casquette en séparant les rôles dans le temps et en annonçant chaque changement à voix haute. Ce qui est dangereux, ce n’est pas d’avoir deux rôles. C’est de les mélanger sans le dire.

Le facilitateur est neutre sur le fond. Or l’interne a souvent un avis, une expertise, un intérêt. Il ne peut pas les faire disparaître. Il peut les rendre visibles.

• Annoncez le changement : « Je sors une minute de mon rôle de facilitateur pour donner un avis d’expert. Je reprends ensuite. »
• Rendez-le visible : changez de place, posez le feutre, ou confiez l’animation à un collègue le temps de votre intervention.
• Faites-vous aider : une co-facilitation avec un collègue d’un autre service rééquilibre la neutralité.
• Sachez dire non : si vous êtes directement concerné par la décision, vous ne pouvez pas la faciliter. Passez la main.

Cette distinction entre garant du comment et propriétaire du quoi est le cœur de la posture du facilitateur. Pour un manager qui anime sa propre équipe, la contrainte est plus forte encore. Il est à la fois celui qui anime et celui qui décide. C’est le sujet de la formation Manager facilitateur.

Quand faire appel à un facilitateur externe ?

On fait appel à un externe quand la neutralité de l’interne ne peut pas être crédible, ou quand l’enjeu dépasse ce qu’il peut porter seul. Ce n’est pas un aveu d’échec. C’est un choix de cadre.

• La direction générale ou le CODIR est dans la salle, comme participant.
• Le sujet est politique : réorganisation, fusion, conflit entre services.
• Le facilitateur interne est lui-même concerné par la décision.
• Le groupe garde un passif lourd avec les démarches internes précédentes.
• Le groupe est grand. Le repère : un facilitateur pour une vingtaine de participants. Au-delà, il faut une co-facilitation.

Le dispositif le plus solide est souvent mixte. L’externe tient le cadre sur la séquence sensible. L’interne apporte le contexte et assure la suite. Pour bien distinguer les rôles de chacun, voir facilitateur, animateur, coach ou consultant.

Comment former des facilitateurs internes ?

On forme des facilitateurs internes en formant un petit groupe ensemble, sur les situations réelles de l’organisation, puis en organisant leur pratique dans la durée. Une formation isolée, sans suite, ne suffit pas.

Des volontaires. Le désir est la première condition de l’intelligence collective. Elle vaut aussi pour les facilitateurs. Un facilitateur désigné d’office tient rarement.

Des profils mélangés. Plusieurs services, plusieurs niveaux. Ils pourront faciliter les ateliers les uns des autres, sans être juge et partie.

Des cas réels. On travaille sur les séminaires, les réunions et les projets que l’organisation prépare vraiment. Pas sur des cas d’école.

Un sponsor. Quelqu’un, à la direction, qui protège le temps des facilitateurs et leur confie des sujets qui comptent.

De la pratique, et des retours. Des binômes, des retours d’expérience réguliers, une communauté interne. La compétence se construit à la dixième facilitation, pas à la première.

C’est le principe de la formation en intra-entreprise d’Insuffle Académie. Trois jours dans vos locaux, partout en France, jusqu’à 12 participants, sur vos propres situations. Le suivi de 30 jours et la Clinic mensuelle prolongent la pratique. Pour un parcours individuel, la formation facilitateur et le guide pour devenir facilitateur donnent les repères.

Faciliter chez soi, c’est être regardé deux fois : pour ce que vous faites, et pour qui vous êtes d’habitude. Le cadre vous protège des deux.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un facilitateur interne ?

Un salarié qui conçoit et anime des réunions, ateliers ou séminaires dans sa propre organisation. Il garantit le processus pendant que le groupe porte le contenu. Il peut avoir un poste dédié ou faciliter en plus de son métier : RH, chef de projet, coach interne, responsable transformation.

Peut-on faciliter un atelier auquel on participe ?

Difficilement, si on est directement concerné par la décision. On ne peut pas être neutre sur un fond qui nous engage. Dans ce cas, mieux vaut co-faciliter avec un collègue d’un autre service, ou confier l’animation à quelqu’un d’autre et participer comme les autres.

Un manager peut-il faciliter sa propre équipe ?

Oui, à condition de séparer clairement les moments où il anime et ceux où il décide, et de l’annoncer. C’est une situation exigeante, traitée par la formation Manager facilitateur d’Insuffle Académie.

Facilitateur interne ou externe : lequel choisir ?

L’interne pour les sujets du quotidien, les équipes et les projets, où sa connaissance du contexte est un atout. L’externe quand la direction participe, quand le sujet est politique ou quand l’interne est concerné. Le binôme des deux est souvent le meilleur choix.

Comment devenir facilitateur interne dans son entreprise ?

Se former à la posture et à la préparation, puis pratiquer sur des sujets à faible enjeu avant d’accepter les séminaires sensibles. Trouver un sponsor qui protège ce temps. Et rejoindre une communauté de pairs pour travailler ses situations.

Sources et références

1. Insuffle Académie, programme officiel de la formation « Facilitation et intelligence collective : postures, outils et pratiques ». Modules, objectifs et modalités d’évaluation.