World café : faire converser un grand groupe

Le world café, c’est quoi ?

Le world café est une méthode de conversation en grand groupe qui fait tourner les participants de table en table pour croiser les idées.

L’intuition est simple. Dans un séminaire, les meilleures conversations ont souvent lieu à la pause café. Petits groupes, ambiance détendue, on se parle vraiment. Le world café recrée ces conditions, avec une question et une structure en plus.

Le résultat ne ressemble pas à une réunion. Cent personnes peuvent travailler ensemble sans qu’aucune ne monopolise le micro.

Quand utiliser la méthode du world café, et quand l’éviter ?

Le world café sert à explorer une question complexe avec beaucoup de monde, et à relier des points de vue qui ne se croisent jamais.

• Un séminaire où plusieurs services doivent comprendre les enjeux des autres.
• Une concertation large, avant une décision.
• Le lancement d’un projet, pour faire émerger attentes, craintes et idées.

Évitez-le quand il faut décider, quand le groupe compte moins d’une douzaine de personnes, ou quand la question n’intéresse personne. Un world café sur un sujet tranché d’avance, c’est du théâtre. Les participants le sentent dès le deuxième round.

Le déroulé d’un world café, étape par étape

Un world café dure au moins une heure et demie. Le site officiel décrit trois rounds ou plus, d’une vingtaine de minutes chacun, suivis d’une récolte en grand groupe.

1. Installer le café (avant)

   Des tables rondes de quatre, cinq au maximum. Une nappe en papier et des feutres sur chaque table. La question écrite en grand, visible de partout.

2. Accueillir et poser le cadre (10 min)

   Expliquer le principe, les rounds, le rôle d’hôte. Inviter chacun à écrire et dessiner sur la nappe pendant qu’il parle.

3. Premier round (20 min)

   Chaque table travaille la question. On écoute, on relie les idées, on note sur la nappe.

4. Changer de table (20 min)

   Un hôte reste et résume en deux minutes ce qui s’est dit. Les autres partent, chacun vers une table différente, avec les idées de leur table.

5. Troisième round (20 min)

   Même question ou question plus précise. Consigne : chercher ce qui revient d’une table à l’autre, et ce qui manque.

6. Récolter en plénière (20 à 40 min)

   Chaque table partage ce qui se détache. On capte au mur, idéalement en facilitation graphique. On termine sur ce que le groupe retient.

Le rôle du facilitateur et des hôtes de table

Le facilitateur conçoit la question et tient le rythme. Les hôtes tiennent les tables.

Tout se joue sur la question. Elle doit être ouverte, importante pour les participants, assez large pour trois rounds. Elle se travaille avec le commanditaire, bien avant le jour J. C’est le cœur de la préparation d’un atelier.

Pendant les rounds, le facilitateur circule sans s’installer. Il écoute, repère les fils communs, prépare la récolte. Les hôtes, eux, accueillent les nouveaux venus et relient les conversations, sans résumer à l’infini.

Les pièges fréquents

• Une question molle. « Comment améliorer notre communication ? » ne tient pas trois rounds. Une question qui compte, si.
• Des rounds trop courts. En dessous de quinze minutes, la conversation n’a pas le temps de décoller.
• Une récolte bâclée. Trente tables qui lisent leur nappe, c’est une heure perdue. Demandez ce qui se détache.
• Croire qu’on a décidé. Le world café explore. Pour trancher, il faut une autre séquence et une règle de décision annoncée.

Les variantes du world café

• Une question par round. On approfondit d’un round à l’autre : comprendre, imaginer, agir.
• Une question par table. Chaque table porte un sujet, les participants circulent entre les sujets.
• Le café en ligne. Des salles de sous-groupes recomposées à chaque round, un tableau partagé par table.

Il se combine bien avec un 1-2-4-tous en ouverture, ou avec un vote pour converger en fin de séance. Si vous voulez que les participants choisissent eux-mêmes les sujets, regardez plutôt le forum ouvert.

D’où vient le world café ?

Le world café est né en 1995 à Mill Valley, en Californie, chez Juanita Brown et David Isaacs. Un petit groupe de dirigeants et d’universitaires y était réuni. La pluie a bousculé le programme du matin. Le groupe a improvisé une autre façon de se parler, autour de petites tables. C’est devenu le world café.

Juanita Brown et David Isaacs l’ont décrit dans The World Café (Berrett-Koehler, 2005). La communauté qui porte la méthode tient le site de référence, theworldcafe.com, avec ses principes de conception.

Des tables, des nappes, des feutres. Le dispositif est modeste. Ce qu’il produit ne l’est pas.

Questions fréquentes

Combien de personnes pour un world café ?

À partir d’une douzaine, pour avoir au moins trois tables de quatre. La méthode n’a pas vraiment de plafond : elle a réuni plusieurs centaines de personnes. Au-delà d’une vingtaine de participants, prévoyez des hôtes de table briefés.

Combien de temps dure un world café ?

Comptez 1 h 30 au minimum : un accueil, trois rounds d’une vingtaine de minutes et une récolte. Avec des questions riches et une vraie récolte, on monte facilement à trois heures.

Quelle différence entre world café et forum ouvert ?

Dans un world café, le facilitateur choisit les questions et tout le monde les travaille. Dans un forum ouvert, ce sont les participants qui proposent les sujets et choisissent où aller. Le premier croise les regards, le second fait émerger l’agenda du groupe.

Peut-on faire un world café à distance ?

Oui, avec des salles de sous-groupes recomposées à chaque round et un tableau blanc partagé par table. On perd une partie de l’ambiance café, qui compte dans la méthode. Raccourcissez les rounds et soignez la récolte.

Sources et références

1. The World Café, « World Café Method ». Tables de quatre à cinq, rounds de vingt minutes, hôte de table, récolte
2. The World Café, « History ». Naissance de la méthode en 1995 à Mill Valley
3. Juanita Brown et David Isaacs, The World Café: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter. Berrett-Koehler, 2005