Forum ouvert : quand le groupe écrit l’agenda

Le forum ouvert, c’est quoi ?

Le forum ouvert est une méthode où les participants construisent eux-mêmes l’ordre du jour, puis s’organisent en ateliers sur les sujets qu’ils ont proposés.

Le facilitateur ne fixe pas le programme. Il fixe le thème, le cadre et l’espace. Le reste appartient au groupe.

Ça surprend. Les commanditaires ont souvent peur du vide. Pourtant, un groupe qui choisit ses sujets s’engage autrement qu’un groupe qui subit un programme.

Quand choisir un forum ouvert, et quand l’éviter ?

Le forum ouvert fonctionne quand le sujet est complexe, important pour les participants, et que personne n’a la réponse seul.

• Une transformation qui touche beaucoup de monde.
• Un sujet chaud, où les points de vue divergent.
• Un grand groupe divers : plusieurs métiers, plusieurs sites, des partenaires.

Évitez-le si le commanditaire veut maîtriser les conclusions, si la décision est déjà prise, ou si le thème laisse les participants indifférents. Sans envie de s’emparer du sujet, la place du marché reste vide.

Le déroulé d’un forum ouvert

Un forum ouvert dure de quelques heures à trois jours. La structure reste la même : un cercle, une place du marché, des ateliers, des comptes rendus, une clôture.

1. Ouvrir en cercle (20 à 30 min)

   Tout le monde assis en cercle, sans table. Le commanditaire pose le thème et dit pourquoi il compte. Le facilitateur explique les principes et la loi des deux pieds.

2. La place du marché (30 à 45 min)

   Qui veut proposer un sujet vient au centre, l’écrit, l’annonce en une phrase, puis l’affiche sur le mur des créneaux. Chacun s’inscrit ensuite là où il veut aller.

3. Les ateliers (sessions de 45 à 90 min)

   Chaque initiateur ouvre son atelier et s’assure qu’un compte rendu sera écrit. Les participants circulent librement.

4. Les comptes rendus (en continu)

   Chaque atelier produit une page : sujet, participants, idées, propositions. Les pages sont affichées au fur et à mesure.

5. Clôturer en cercle (30 à 60 min)

   Retour au cercle. Chacun peut dire ce qu’il retient. Sur plusieurs jours, on ajoute une phase de convergence pour prioriser et passer à l’action.

Le rôle du facilitateur : tenir l’espace

Dans un forum ouvert, le facilitateur s’efface. Il pose le cadre au début, puis il tient l’espace sans intervenir sur le contenu. C’est la posture du facilitateur poussée au bout.

Son vrai travail est en amont. Formuler le thème avec le commanditaire. Écrire une invitation qui donne envie. Préparer les salles, le mur, le matériel, la récolte des comptes rendus. Et vérifier que le commanditaire accepte de lâcher le contrôle. Comme pour toute préparation d’atelier, l’essentiel se joue avant.

Les principes annoncés en ouverture

• Les personnes présentes sont les bonnes personnes.
• Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver.
• Ça commence quand ça commence.
• Quand c’est fini, c’est fini.

S’y ajoute une loi, la loi des deux pieds. Si vous n’apprenez rien et ne contribuez à rien là où vous êtes, allez ailleurs. Ceux qui passent d’atelier en atelier ne fuient pas. Ils font circuler les idées.

Les pièges fréquents

• Un thème trop vague. « Notre avenir » ne fait venir personne au centre. « Comment mieux travailler entre nos sites cette année ? » si.
• Un commanditaire qui reprend la main. Il propose tous les sujets ou corrige les comptes rendus. Le groupe comprend vite.
• Pas de comptes rendus. Sans trace écrite, les meilleures idées s’évaporent le lundi.
• Pas de suite. Un forum ouvert sans convergence ni décision derrière, c’est une belle journée. Pas plus.

Les variantes du forum ouvert

• La demi-journée. Une place du marché, deux sessions d’ateliers, une clôture. Suffisant pour faire émerger les sujets.
• Le forum sur deux ou trois jours. Le dernier temps sert à converger : on relit les comptes rendus, on priorise avec un vote par points, on bâtit des plans d’action.
• Le rendez-vous régulier. Certaines équipes utilisent le format pour leurs réunions récurrentes.
• En ligne. Un tableau partagé pour la place du marché, une salle par atelier.

Si vous préférez garder la main sur les questions, le world café est le cousin le plus proche.

D’où vient le forum ouvert ?

Le forum ouvert vient d’Open Space Technology, une méthode créée par l’Américain Harrison Owen dans les années 1980. Owen a souvent raconté son point de départ. Après une conférence qu’il avait organisée, les participants jugeaient que le plus utile s’était passé pendant les pauses café. Il a voulu bâtir une rencontre entière sur ce constat.

Il l’a décrite dans Open Space Technology: A User’s Guide (Berrett-Koehler). La méthode a depuis été pratiquée avec des groupes de cinq à plus de deux mille personnes.

Le paradoxe tient en une ligne. Moins le facilitateur contrôle, plus le groupe produit. À condition que le cadre soit solide.

Questions fréquentes

Combien de temps dure un forum ouvert ?

De quelques heures à trois jours. Une demi-journée suffit pour faire émerger les sujets et les travailler en deux sessions. Sur deux ou trois jours, on ajoute une phase de convergence : priorisation et plans d’action.

Combien de participants pour un forum ouvert ?

Il fonctionne avec quelques dizaines de personnes comme avec plusieurs centaines. Les praticiens citent des forums de cinq à plus de deux mille participants. En dessous d’une vingtaine, un format plus simple suffit souvent.

Qu’est-ce que la loi des deux pieds ?

C’est la seule loi du forum ouvert. Si vous n’apprenez rien et ne contribuez à rien là où vous êtes, utilisez vos deux pieds et allez ailleurs. Elle rend chacun responsable de sa participation.

Un forum ouvert permet-il de prendre des décisions ?

Pas tel quel. Il fait émerger les sujets, les énergies et les propositions. Pour décider, il faut une phase de convergence avec une règle annoncée à l’avance : vote, consentement ou arbitrage du commanditaire.

Sources et références

1. Open Space World, « What is Open Space Technology? ». Principes, loi des deux pieds, groupes de 5 à plus de 2 000 personnes
2. Wikipedia, « Open space technology ». Harrison Owen, origine de la méthode, rôle du facilitateur
3. Harrison Owen, Open Space Technology: A User’s Guide. Berrett-Koehler, 3e édition 2008